“Mise en page et prêt à clicher” par Jean CEA

Contribution N°1 : Mise en page et prêt à clicher

                            Jean CEA, auteur ; NICE

Aide à la mise en page (Texte en Word 2007) 

L’auteur de ce petit guide dégage toute responsabilité. A vous de prendre des précautions, de faire des sauvegardes avant chaque étape importante.

1.      Spécificités des collections

L’Harmattan propose plusieurs collections, elles ont des caractéristiques propres qui concernent la mise en forme globale, la police standard, les notes de bas de page, l’emploi ou non de lettrine au début de chaque chapitre ainsi que l’affichage ou non d’un titre courant dans l’en-tête de chaque page.

2.      Autorisations et droits d’auteurs

Si vous empruntez une photo, illustration, dessin, carte, citation de plus de 7 lignes… dans une œuvre déjà publiée, il vous faut une autorisation de l’éditeur ou de l’auteur, selon les droits en vigueur ; avec des précisions sur les conditions d’utilisation (pour information, certaines sont payantes). Tout élément ajouté ou supprimé de votre texte aura des répercutions sur le formatage.

3.      Polices

Pour des « Essais », la police par défaut est le Times New Roman, corps 11. Pour de la « Littérature », on peut utiliser un corps 12 en Times New Roman ou en Garamond

En général, les caractères sont normaux : maigres, pas en capitales, pas en italique, pas soulignés…

4.      Symboles spéciaux

Vous aurez parfois besoin de caractères spéciaux, deux menus sont à votre disposition :

Insertion de symboles ou caractères spéciaux :

Le menu : Insertion. Le groupe : Symboles.

Choix : Symbole/Autres symboles/ Symbolesou bien  Caractères spéciaux

Notez dans la table des caractères spéciaux les touches de raccourci, en particulier  pour l’espace insécable : Ctrl+Maj+ Espace. Vous pouvez en créer d’autres : sélectionner la bonne ligne, ouvrir Touche de raccourci et taper vos touches. Exemple : Trait d’union insécable, je choisis : Ctrl+Maj+-

Insertions via la table des caractères :

Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Table des caractères.

On fonctionne alors par « copier-coller ».

5.      Clics

On peut se positionner où l’on veut sur le corps de l’ouvrage à l’aide d’un clic avec le bouton droit. Pour se positionner sur l’en-tête ou le bas de page, il faut par contre deux clics rapides. Une fois ces zones ouvertes, il suffit d’un clic pour aller de l’une à l’autre. Pour fermer les en-têtes ou pieds de page, de nouveau deux clics rapides sur le corps du texte.

6.    Le vocabulaire sur les composants d’un ouvrage :

Voici un lien qui vous donnera beaucoup d’informations sur le vocabulaire utilisé.

http://sites.univ-lyon2.fr/lettres/zdoc-TT/PartiesOuvrage.pdf

1.    Mise en page globale

Actuellement, il existe deux formats chez L’Harmattan

- Petit format : 13,5 X 21,5 cm (au-delà de 300 pages, il faut passer au grand format) 

a.    Marges-Papier-Disposition :

Menu : Mise en page. Groupe : Mise en page.

Choix : Marges/Marges personnalisées

Saisir les données suivantes (celles qui ne sont pas indiquées ici sont proposées en standard)

Marges :
Haut = 6  cm     Bas = 6,2 cm
Gauche = 5 cm   Droite = 5,5 cm
Reliure : 0   Position de la reliure : G
Orientation : Portrait

Afficher plusieurs pages : Normal
Appliquer : à tout le document

 Papier :

Format du papier : A4

Appliquer : à tout le document

 Disposition :
A partir du bord : En-Tête : 0 cm
A partir du bord : Pied de page : 5,2 cm

Appliquer : à tout le document

b.    Interligne

Menu : Accueil. Groupe : Paragraphe.

Choix : Interligne  Choisir 1,0

c.    Espacements :

Menu : Mise en page. Groupe : Paragraphe.

Choix : Espacement  Avant : 0 pt Après : 0 pt

Grand format : 15,5 X 24 cm

a.       Marges-Papier-Disposition :

Menu : Mise en page. Groupe : Mise en page.

Choix : Marges/Marges personnalisées

Saisir les données suivantes (celles qui ne sont pas indiquées ici sont proposées en standard)

Marges :
Haut = 5  cm     Bas = 5 cm
Gauche = 4,5 cm   Droite = 4,5 cm
Reliure : 0   Position de la reliure : G
Orientation : Portrait

Afficher plusieurs pages : Normal
Appliquer : à tout le document

 Papier :

Format du papier : A4

Appliquer : à tout le document

Disposition :
A partir du bord : En-Tête : 0 cm
A partir du bord : Pied de page : 4 cm

Appliquer : à tout le document

b.       Interligne :  

Menu : Accueil. Groupe : Paragraphe.

Choix : Interligne  Choisir 1,0

 c.       Espacements :

Menu : Mise en page. Groupe : Paragraphe.

Choix : Espacement  Avant : 0 pt Après : 0 pt

 2.    Sections-ruptures

 Dans un ouvrage, il y a souvent des ruptures, par exemple :

•         L’affichage du numéro de page commence après les pages de garde.

•         La numérotation des notes de page peut recommencer à chaque chapitre.

•         Le titre du chapitre peut être présenté sur les pages paires, le titre de l’ouvrage sur les pages impaires.

Pour gérer ces questions de rupture, Word propose la notion de section. Nous allons associer à chaque entité de l’ouvrage (pages de garde, introduction, préambule, préface, chapitres, table des matières, bibliographie …) une section. Ainsi, il suffira que la section prenne en charge la rupture exigée par la collection.

A l’ouverture d’un « fichier nouveau », Word crée une section, c’est la section 1, nous l’utiliserons pour les pages de garde. Nous devons créer les sections 2, 3 … pour les autres entités.

Création d’une nouvelle section : on va la créer après les pages de garde, là où il y a rupture de la pagination, par exemple, à la page 7. Ce sera le début de la préface ou du chapitre 1… Il y a plusieurs techniques pour le faire, en voici une qui à l’avantage d’être simple et particulièrement adaptée aux cas où il y a un saut de page en même temps qu’un saut de section. Pour cela, positionnons-nous par un clic au début de la page 7 (nous devons voir le point d’insertion clignoter), appuyons plusieurs fois sur la touche Retour (située au-dessus de la touche Entrée) jusqu’à ce que le texte de la page 7 se retrouve à la fin de la page précédente. Puis activons le menu :

Menu : Mise en page. Groupe : Mise en page.

Choix : Sauts de pages/(Sauts de section)Page suivante

Notre section 2 vient d’être créée !

Il faut réitérer le processus pour créer les sections associées  aux autres entités  (introduction, préambule, préface, chapitres, table des matières, bibliographie …). 

A l’aide d’un clic-clic rapide sur le sommet d’une page, on fait apparaître les sections, en-têtes et pieds de page. Dans la partie inférieure du ruban des menus, nous voyons apparaître deux nouveaux groupes : Navigation et Options. Pour revenir au texte, un autre clic-clic sur le texte.

Le nouveau groupe : Navigation

Ce menu permet de naviguer d’une section à la suivante ou à la précédente, de lier ou non un en-tête ou pied de page au précédent. On remarquera les « boites » notées : En-tête-Section N (où N est le numéro de la section), Pied de page-Section N et Identique au précédent

Le nouveau groupe : Options

Il offre trois cases à cocher :

•    Première page différente

•    Pages paires et impaires différentes

•    Afficher le texte du document

Ce menu est utilisé si l’on affiche un Titre courant

3.    Pages de garde

Il s’agit des premières pages de l’ouvrage, elles ont la caractéristique suivante : aucun texte n’est affiché dans l’en-tête ou le pied de page. En particulier, pas de numéro de page, pas de notes de bas de page, pas de titre courant. Elles se situent avant la préface, l’introduction, le premier chapitre…

Les pages de garde ne doivent pas être numérotées, mais dans un premier temps, tout le livre sera numéroté afin de connaître les numéros des premières pages des diverses entités : introduction, préambule, chapitre… Il y a en effet des contraintes sur ces numéros de pages et, parfois, nous serons amenés à insérer des pages vides. Il est donc nécessaire de les connaître.

 Attention : le formatage des pages de garde est souvent repris et corrigé par L’Harmattan. Cependant, les informations données ci-dessous, dans la forme indiquée, faciliteront le travail de l’éditeur. 

Caractères normaux : maigres, pas en capitales, pas en italique, pas soulignés …

 

Page 1 et 2 : (pages facultatives) pages blanches.

Page 3 : le faux titre.

Les lignes non citées : blanches, Times 14. On peut sélectionner toute la page et choisir Times 14.

Ligne 12 : titre principal de l’ouvrage, Times 14, centré, caractères normaux.

Page 4 : ouvrages de la collection, page réservée à L’Harmattan.

Page 5 : le grand titre.

Les lignes non citées : blanches, Times 14.

Ligne 4 : nom de l’auteur, Times 14, centré, caractères normaux.

Ligne 12 : nom de l’ouvrage, Times de 20 à 24 selon la longueur du titre, centré, caractères normaux mais gras.

Ligne 15 : sous-titre éventuel de l’ouvrage, Times 14, centré, caractères normaux.

Ligne 26 : la maison d’édition : L’Harmattan, Times 12, centré, caractères normaux mais gras.

Page 6 : on peut afficher les livres récents du même auteur. Dans ce cas, le titre de la page peut être : Du même auteur (ou bien Livres récents). Ensuite viendra la liste des livres, le titre de chaque ouvrage étant en italique (exemple : La vie chez les singes, Editions du Carré, Paris, 2010). On peut aussi présenter ces livres par thème, le formatage étant assez souple.

Toutefois, le formatage définitif est réservé à L’Harmattan qui ajoutera le Copyright et le N° ISBN.

Page 7 : (page facultative) la dédicace

Ligne 7 : on y met directement le texte de dédicace sans le titre « Dédicace ». Alignement à droite. Formatage assez libre.

Page 8 : elle est blanche, cependant elle peut servir, si elle existe, à mettre un commentaire sur la photo de couverture.

Page 9 : (page facultative) les remerciements (s’il y en a)

Page 10 : page blanche.

Attention, on ne doit jamais avoir deux pages blanches consécutives sauf, éventuellement, la 1 et la 2.

4.    Pagination-Folios

Nous voulons que les numéros des pages (folios) de garde ne soient pas affichés mais que ceux des pages suivantes le soient. La création de la section 2 permet de gérer cette rupture. Il ne nous reste plus qu’à couper le lien entre les deux premières sections.

Etape 1 : coupure de liens. Nous nous plaçons sur le pied de page de la section numéro 2 (clic-clic sur un pied de page et Navigation avec le menu Section suivante ou Section précédente), c’est-à-dire de la page où apparaît pour la première fois la numérotation. On voit apparaître les boites Premier Pied de page Section 2 et Identique au précédent.

Dans le groupe Navigation le choix Lier au précédent est lumineux (orange brillant). Un clic sur ce menu permet de l’éteindre (le désactiver), en même temps la boite Identique au précédent disparaît dans le pied de page ! Pour information, un nouveau clic l’active (répondre « Oui » quand on l’active). Quand le menu est activé, on voit apparaître la boite Identique au précédent.

Etape 2 : numérotation des pages de la section 2 : faire un clic-clic sur le corps de la page de début de la section 2 (c’est à dire de la page 7 dans notre exemple). On active successivement les menus :

Menu : Insertion. Groupe : En-tête et pied de page.

Choix : Numéro de page/Bas de page/Numéro normal 2

Puis

Menu : Insertion. Groupe : En-tête et pied de page.

Choix : Numéro de page/ Format Numéro de page/A partir de

On choisit 7 (ou 9, ou 11, selon le cas) et on valide.

Vous pouvez parcourir votre document, les pages sont numérotées depuis la page 7.

En cas de non-numérotation de la page 8, il suffit de la rappeler à l’ordre en se plaçant sur cette page et en activant le menu :

Menu : Insertion. Groupe : En-tête et pied de page.

Choix : Numéro de page/Bas de page/Numéro normal 2

Etape 3 : non numérotation des pages de la section 1, c’est-à-dire des pages de garde. Normalement, la numérotation n’apparaît pas, sinon, il y a des techniques élaborées pour la supprimer, elles peuvent conduire à des erreurs complexes. Le plus simple, c’est de le faire « à la main » : on ouvre le pied de page de la première page de l’ouvrage (par clic-clic), on sélectionne 1 en faisant glisser la souris dessus et on choisit « Couper » dans le menu contextuel affiché par le bouton droit de la souris. On peut éventuellement continuer avec le numéro 2 s’il reste affiché.

Nota : dans l’étape 2, nous avons choisi de centrer le folio. Il peut aussi être placé en extérieur, c’est-à-dire à droite en page impaire et à gauche en page paire, c’est plus complexe.

  •     Vérifier la bonne numérotation avant d’aller plus loin, puis faire une sauvegarde. 

5.  Chapitres, préambule, introduction, préface, table des matières, bibliographie … 

Première page

Commencer toujours la première page en « bonne page », c’est-à-dire en page impaire.

Présentons la première page d’un chapitre :

Les lignes non citées : blanches, Times 11.

Ligne 6 : le numéro du chapitre (ne pas écrire le mot « chapitre »), Times 11, caractères normaux, centré, pas de retrait.

Ligne 7 : blanche, Times, 10.

Ligne 8 : le titre du chapitre, Times 18, caractères normaux, centré, pas de retrait.

Ligne 12 : début du texte

•      Times, 11, justifié à droite et à gauche, caractères normaux,

•      Retrait d’alinéa : 0,5 cm,

•      Interligne simple : 1.0 (Menu : Accueil/Paragraphe/Interligne choisir 1) 

Lettrines : certaines collections commencent le texte de chaque chapitre par une lettrine. Voici comment faire :

•      Cliquez dans le paragraphe que vous souhaitez faire commencer par une lettrine, puis

•      Menu : Insertion. Groupe : Texte.

Choix : Lettrine/Dans le texte

 Pages suivantes

Les informations données en ligne 12 du début de texte sont toujours valables.

Titres de paragraphes

Pas de retrait d’alinéa

Times 12, italique, gras (non sous-ligné)

Pas de « . » en fin de titre

Un titre de paragraphe est précédé d’une ligne blanche (Times 11) sauf s’il est en tête de page. Il est toujours suivi d’une ligne blanche, Times 9. Il n’est jamais isolé en fin de page, en cas de besoin, le reporter à la page suivante.

Recommandations

Eviter les mots soulignés, en gras… sauf exceptionnellement.

Eviter les sauts de ligne (entre des sous-paragraphes).

Eviter les caractères isolés en début de ligne : ) ?  ! ;  »  

Eviter les caractères isolés en fin de ligne : ( « 

Eviter les lignes isolées en fin de page ou début de page (veuves et orphelines).

Les citations sont en italiques, sans guillemets. En gros, elles sont limitées à environ 7 lignes, sinon gare aux droits d’auteurs.

Les mots à mettre en relief sont entre guillemets et en italique, ne pas en abuser.

Les légendes (tableaux, figures …) : titre en Times 9, gras, petites capitales (sélectionner le titre par un clic double, menu contextuel avec le bouton droit de la souris, Police et choix). Texte de la légende non gras. Attention : autorisations obligatoires. Jamais de légendes, d’illustrations dans la première page d’un chapitre. 

6.    Notes de bas de page 

En ce qui concerne la numérotation des « Notes de bas de page », activons le menu :

Menu : Références. Groupe : Notes de bas de page.

Choix : Notes de bas de page et de fin de document (tout petit carré en bas et à droite de Notes de bas de page).

La rubrique Numérotation vous donne alors le choix entre 3 possibilités :

•         Continu (sur tout le livre),

•         Recommencer à chaque page,

•         Recommencer à chaque section.

Donc tout dépend des exigences de votre collection.

Il faudra appliquer vos choix à tout le document puis valider l’insertion de ces notes. Remarquons, que la création des sections (associées à chaque chapitre) rend le troisième choix immédiatement disponible.

En l’absence de directives, le deuxième choix  rend la lecture du texte est plus fluide. Vous aurez de plus la possibilité de choisir des symboles au lieu de chiffres (essayer * puis ** ou bien i ii…).

Si ces notes sont nombreuses, il vaut mieux les renvoyer en fin de section.

Corps à utiliser : deux points de moins que le corps du texte, par exemple, Times New Roman 9. 

7.    Titre courant 

L’affichage du titre courant ne concerne que quelques collections. En l’absence de directives, le titre courant faisant plus professionnel, l’auteur pourra faire un effort pour l’inclure dans son texte.

Objectif : placer un texte dans l’en-tête de chaque page. Ce texte peut changer avec les chapitres, mais aussi selon la parité des pages. Par exemple, pages impaires : titre du livre, pages paires : titre du chapitre. Ou bien, on n’insère que le titre de l’ouvrage, mais attention, si la position change avec la parité des pages, nous sommes encore dans le cas précédent, avec deux textes identiques. Ici encore ces ruptures seront gérées par les sections créées précédemment.  

Affinage des sections :

On affiche les en-têtes (clic clic) et on navigue (Groupe Navigation. Choix : Section précédente ou Section suivante) pour aller à la section associée au premier chapitre (ou équivalent). Là, il faut faire deux choses :

•         Désactiver par un clic le menu Groupe Navigation. Choix : Lier au précédent (non coloré en orange vif) ; la boite Identique au précédent disparaît.

•         Dans la partie inférieure du ruban des menus, nous trouvons le Groupe : Options, décocher la case Première page différente et cocher les deux autres cases. (éventuellement, décocher Pages paires et impaires différentes, si vous ne voulez placer qu’un seul texte en en-tête)

Par les outils de navigation, passer à la section suivante associée au chapitre suivant et faire les mêmes opérations.

La mise en place de textes dans les en-têtes

On se positionne avec la souris en haut de la première page du chapitre 1 (ou équivalent). Rappelons que la page est impaire. Clic-clic pour faire apparaître l’en-tête et le pied de page

On tape le texte (par exemple, le nom de l’ouvrage). Clic dessus avec le bouton droit, choisir : Police : Times, Taille : 10, Effets : Petites majuscules, OK

Positionnement du texte (à gauche, au milieu ou à droite selon les cas), s’aider au besoin de la touche espace ou d’un taquet. En l’absence de directives, imprimer deux pages successives et comparer esthétiquement vos choix avec ceux de livres que vous apprécier. Corriger.

On passe à la page suivante (paire) : idem avec un nouveau texte (par exemple le nom du chapitre)

On passe à la section suivante (Groupe : Navigation. Choix : Section suivante) et on recommence le même travail pour toutes les sections.

8.    Envoi à L’Harmattan 

Votre directeur de collection vous dira à quelle personne vous devez transmettre votre dossier, par courrier postal ou dépôt directement chez L’Harmattan :

M. ou Mme X

L’Harmattan

16, rue des Ecoles

75005 Paris

Le dossier comprendra :

•         Une impression « papier » de votre ouvrage (elle servira de contrôle du fabricant, elle ne nécessite pas une qualité particulière)

•         Les diverses autorisations : si vous empruntez une photo, un texte… dans un ouvrage déjà publié, il vous faut une autorisation de l’éditeur de cet ouvrage  ou de l’auteur selon la réglementation.

•         Un CD avec plusieurs fichiers :

-            Le manuscrit en version .doc

-            Le manuscrit en version .pdf (voir plus bas : Créer un .pdf)

-            Quatrième de couverture :

•      Présentation de l’ouvrage : texte dans un fichier à part. Une quinzaine de lignes.

•      Présentation de l’auteur : texte dans un fichier à part. Trois à quatre lignes.

•      Photo de l’auteur : possible, dans un fichier JPG à part.

-            Première de couverture : on peut proposer un motif décoratif dans un fichier à part. Vous aurez des échanges avec l’infographiste qui s’occupe de votre ouvrage

 Créer un .pdf

Vous commencez par télécharger gratuitement PDFCreator et l’installer. Ensuite, vous allez au menu impression (!) : vous choisissez l’imprimante PDFCreator. De plus, dans la même fenêtre, allez dans Propriétés-Avancé-Polices True Type et choisissez Télécharger en tant que police logicielle. Puis OK

  •     Aux membres du réseau :

L’Harmattan dispose d’un résumé de deux pages intitulé :

« Conseils pratiques aux auteurs pour l’élaboration d’un prêt-à-clicher ».

Il est indispensable de se le procurer.

Notre document est plutôt une aide pour ceux qui ne maîtrisent pas Word.